Програма за фактуриране за малък бизнес: фактура директно от продажбата

Каква програма за фактури е нужна на малък бизнес със склад?

Повечето собственици на малки фирми търсят програма за фактури с една проста цел: да спрат да изписват едни и същи данни по няколко пъти. Клиентът поръчва, поръчката се записва в тетрадка, после се прехвърля в Excel, а накрая фактурата се попълва отново, ред по ред. Всяко прехвърляне е шанс за грешна цена, сбъркан ЕИК или неправилно начислен данък.

Този текст сравнява основните категории решения – от хартията до уеб системите, които свързват продажба, склад и фактура – и показва кога всяка от тях е разумен избор. Като пример за последната категория се разглежда Mekavia, уеб софтуерът на ranvot.com за продажби, склад, производство, фактури и ДДС, създаден за малки производители и магазини със склад.

Какво всъщност трябва да прави една програма за фактури

На пръв поглед задачата изглежда проста: документ с номер, дата, данни за продавача и купувача, артикули, цени и данък. Именно затова в резултатите от търсенето има много безплатни шаблони и мобилни приложения, които попълват тези полета. Проблемът е, че самото попълване на полета не е мястото, където малкият бизнес губи време.

Времето се губи преди фактурата. Поръчката се търси, проверява се дали стоката е налична и клиентските данни се въвеждат отново. И след нея: продажбите се сверяват с отчитането на ДДС, а собственикът чака счетоводителя, за да разбере дали месецът е бил на печалба. Една добра онлайн програма за фактуриране трябва да покрива и тези два етапа, иначе просто премества ръчната работа от хартията на екрана.

Най-практичният критерий е колко пъти се въвежда една и съща информация – от поръчката до изпращането на фактурата. Ако отговорът е повече от веднъж, програмата не решава основния проблем.

Добрата програма трябва да издава всички основни документи: фактура, проформа фактура, кредитно известие и дебитно известие. Всеки от тях има своята роля в търговския цикъл и липсата на някой от тях води до ръчна работа извън системата. Също толкова важно е документът да се генерира като PDF и да се изпраща по имейл директно от програмата, без да се сваля, записва и прикачва ръчно.

Отделна тема е електронната фактура. Според данъчното законодателство в България електронният документ има същата сила като хартиения, когато са спазени изискванията на ЗДДС за автентичност на произхода, цялост на съдържанието и четливост. Програмата трябва да поддържа този формат, за да не се налага паралелно водене на хартиен и електронен архив.

Четири категории решения: сравнение

Пазарът на софтуер за фактуриране е широк: от безплатни шаблони до интегрирани системи, които обхващат продажби, склад и отчитане на ДДС. За малка фирма изборът е по-прост, но също изисква ясни критерии. Таблицата по-долу обобщава четирите най-често срещани варианта.

Най-важната разлика е между третата и четвъртата категория. Самостоятелната програма прави фактурата по-красива и по-бърза, но не премахва дублирането. Интегрираната система премахва самата причина за дублиране, защото фактурата не е отделен документ, а стъпка от продажбата.

Най-големият плюс за малък бизнес със склад е, че поръчката се въвежда само веднъж, а системата автоматично обновява наличностите, създава фактурата и изчислява ДДС. При самостоятелна програма фактурата се попълва отделно след продажбата, което означава двойно въвеждане на едни и същи данни.

Как фактурата се генерира от завършената продажба

Интегрираната система прави процеса бърз. Поръчката се въвежда само веднъж – клиентът се избира от досието му, а артикулите – от склада. Наличността се обновява автоматично, така че не е нужно да се проверява ръчно колко стока е останала.

Принципът на Mekavia е ясен: без система поръчките се записват в тетрадка, после се прехвърлят в Excel и накрая фактурата се пише на ръка. Със системата поръчката се въвежда веднъж, складът се обновява автоматично, а фактурата се генерира директно от продажбата. Клиентското досие допълва картината – така продажбите на място също минават по същия ред.

Ползата не е само във времето. Тъй като фактурата се издава от продажбата, данните в нея съвпадат с тези в склада и отчета. Няма как цената във фактурата да се различава от тази в поръчката, защото това е един и същ запис. Как точно продажбите, складът, ДДС и печалбата се обединяват в една система е описано в материала за управление на фактури.

Защо автоматичният данък премахва грешките от преписване

Грешките в ДДС рядко са плод на незнание на ставката. Най-често те се появяват при преписване – сумата без данък се въвежда в една клетка, ДДС се изчислява в друга, а при общата сума се получава различно закръгляне. Достатъчно е в Excel някой да копира ред без формулата и веднага възниква разминаване, което се установява едва при подаването на справките.

В България стандартната ставка е 20%, а ЗДДС изисква определени реквизити във всяка фактура. Към това се добавя и месечната справка-декларация към НАП, в която сумите трябва да съвпадат с издадените документи. Когато данъкът се изчислява автоматично от артикулите в продажбата, тази категория грешки практически изчезва. Всяка фактура вече съдържа коректно изчислена основа и ДДС, а сборът за периода се натрупва без нужда от допълнително сверяване. Програмата за фактури с ДДС поддържа последователността на реквизитите във всеки документ, което улеснява и проверката преди подаване на декларацията.

За собственика това има още едно предимство: ежедневните отчети показват в реално време как се формира печалбата, без да се чака счетоводителят да обработи документите в края на месеца.

Програмата не заменя счетоводителя, а му предоставя по-чисти данни. Тя дава на собственика актуална картина, на базата на която да взема решения навреме, без да разчита само на месечните отчети.

Две чести възражения и какво стои зад тях

„Досега се оправях с тетрадка и Excel.“ Това често е вярно, докато обемът е малък. Проблемът идва, когато поръчките започнат да се повтарят и се наложи грешките в сметките да се търсят ръчно. При фирма със склад всяка ръчна стъпка умножава риска по брой артикули и клиенти.

„Не виждам как ще спестя, ако плащам за софтуер.“ Сравнението трябва да е между цената на софтуера и цената на часовете, похарчени за преписване, плюс цената на грешките: неплатена фактура с грешни данни, стока, продадена без да е налична, ДДС, коригиран със закъснение. Най-доброто сравнение е върху реални поръчки.

Един пример: ако преписването на една поръчка отнема около 5 минути и фирмата обработва 20 поръчки на ден, това са близо 8 часа седмично само за въвеждане. Към тях се добавят и часовете за сверяване на наличности и коригиране на грешки. При Mekavia пробният период е 14 дни безплатен, а системата работи в браузъра, без нищо за инсталиране, така че тестът не изисква техническа подготовка.

Седем въпроса, преди да се избере програма за фактури

Преди решение е полезно програмата да бъде проверена по няколко конкретни въпроса:

• Еднократно въвеждане. Създава ли се фактурата от продажбата, или продажбата и фактурата се въвеждат поотделно?
• Връзка със склада. Намалява ли наличността автоматично при продажба и при изписване в производството?
• Автоматичен данък. Изчислява ли се ДДС от артикулите, без ръчни формули?
• Клиентски досиета. Пазят ли се данните на клиента, за да не се пишат отново при всяка поръчка?
• Каса. Ако има продажби на място, свързана ли е касата със същите наличности?
• Без инсталация. Работи ли програмата онлайн, от всеки компютър, без поддръжка на сървър?
• Пробен период. Може ли да се тества с реални данни, преди да се плати?

Самостоятелните програми за фактури обикновено отговарят положително на част от тези въпроси. За фирма без склад това може да е достатъчно. За малък производител или търговец със стока решаващи са първите два критерия, защото именно там се губи най-много време.

Общият извод е, че изборът зависи от това къде точно възниква ръчната работа. Ако тя е в оформянето на документа, всяка онлайн програма ще помогне. Ако е в пътя от поръчката до склада и до фактурата, решението е система, която обединява тези стъпки, каквато е Mekavia на ranvot.com.

Често задавани въпроси

Издава ли програмата фактури автоматично след продажба?

Да. Програмата създава фактура директно от данните в поръчката – клиент, артикули, количества, цени и данък. Няма нужда от повторно въвеждане.

Как работи връзката между програмата и склада?

При всяка продажба системата автоматично намалява наличностите на продадените артикули. Така фактурата и складът винаги са в синхрон.

Може ли фактурата да се изпрати директно на клиента по имейл?

Да, повечето софтуери имат функция за изпращане на фактури по имейл. Тази функция е добре да се провери по време на пробния период.

Каква е разликата между проформа фактура, фактура и кредитно известие?

Проформата е предварителен документ за плащане. Фактурата удостоверява продажбата и е основание за начисляване на ДДС. Кредитното известие коригира вече издадена фактура, например при върната стока или отстъпка. Дебитното известие работи в обратната посока – увеличава сумата по издадена фактура, например при допълнително начислени разходи или пропуснати артикули.

Има ли смисъл от софтуер при малък брой фактури?

При малко фактури и без склад Excel може да е достатъчен. Но при стока, наличности и регулярни поръчки ръчната работа става по-скъпа от софтуера.