- За да е валидна фактурата с ДДС, трябва да съдържа всички задължителни реквизити: номер, дата, данни и ДДС номера на двете страни, описание на стоката или услугата, данъчна основа, ставка и сума на данъка.
- Данъкът се начислява върху данъчната основа, а не върху крайната цена. При стандартната ставка от 20% сумата за плащане е равна на основата плюс начисленият данък.
- Фактура без ДДС и фактура с 0% ДДС са различни неща. За нулева ставка е нужно изрично посочено основание за прилагането ѝ.
- Ако има грешка във вече издадена фактура, не я коригирайте със задраскване. Използвайте кредитно или дебитно известие.
- Ръчното преписване често води до грешки. Автоматичното генериране на фактури от продажбата може да ги намали, но не отменя нуждата от проверка.
Защо попълването на фактура с ДДС тревожи толкова много собственици?
Фактурата изглежда като обикновен документ с няколко реда и една сума най-долу. На практика тя е основание за отчитане на ДДС и при доставчика, и при получателя. Ако липсва реквизит или данъкът е сметнат грешно, получателят може да загуби правото си на данъчен кредит, а издателят рискува корекции при проверка. Затова много собственици на малки фирми попълват всяка фактура с притеснение и я проверяват по няколко пъти.
Това ръководство от ranvot.com описва какво трябва да съдържа фактурата, как се изчислява данъкът, кои са най-честите грешки и как се поправят. Текстът е практически и не замества консултация със счетоводител при специфични сделки като вътреобщностни доставки или обратно начисляване.
Кога фирмата е длъжна да издаде фактура с ДДС
Фактура с начислен данък издава фирма, която е регистрирана по ЗДДС и извършва облагаема доставка на стока или услуга. Нерегистрираната фирма също може да издава фактури, но без да начислява данък. Според доклада на ОИСР за електронното фактуриране фактурата е документ, който описва доставените стоки или услуги и дължимите суми – тя служи като доказателство за извършената продажба. При ДДС тя придобива и допълнителна роля: върху нея се основава данъчният кредит на купувача.
Регулациите в ЕС се променят. Европейската комисия посочва, че нов режим за малките предприятия, приложим от 1 January 2025, отваря освобождаването от ДДС и за допустими малки фирми, установени в други държави членки. За фирми, които продават и извън България, това е причина да преглеждат статуса си не само при първоначална регистрация, а и периодично.
Задължителните полета, ред по ред
Изследване на Световната банка обобщава основата на всяка ДДС фактура: датата на издаване, поредният номер на фактурата и ДДС идентификационните номера на доставчика и на клиента. Към тях българската практика добавя още няколко полета. Попълването обикновено следва този ред:
- Наименование на документа – изписва се „Фактура", а при хартиени копия се добавя и „оригинал".
- Пореден номер – десетцифрен, без повторения и пропуски в рамките на фирмата.
- Дата на издаване и дата на данъчното събитие – попълват се и двете, ако се различават.
- Данни за доставчика – име, адрес, ЕИК и ДДС номер.
- Данни за получателя – същите реквизити; ДДС номер се посочва, когато клиентът е регистриран.
- Описание на стоката или услугата – вид, количество, мерна единица и единична цена без данък.
- Данъчна основа – общата сума без ДДС, както и по отделни ставки, ако във фактурата има различни.
- Ставка на данъка и размер на ДДС.
- Обща сума за плащане.
- Основание за неначисляване – задължително поле, ако не е начислен данък или ставката е нулева.
Подпис и печат не са задължителни. Ако искате да научите повече за формата на документа, разликата между PDF и структуриран файл и електронния подпис, вижте нашата статия за електронните фактури в България.
Как се изчислява данъкът върху основата
Правилното изчисляване започва с данъчната основа, а не с крайната цена. Стандартната ставка в България е 20%. Формулата е:
- ДДС = данъчна основа × 20%
- Сума за плащане = данъчна основа + ДДС
Ако цената е договорена „с ДДС включен", първо делим крайната цена на 1,2, за да получим основата. Данъкът е разликата между двете суми. Поради закръгляването може да се появи разлика от една стотинка. Затова е добре да се смята с две цифри след десетичната запетая и да се закръглят стойностите накрая.
Когато във фактурата има стоки с различни ставки, основата и данъкът за всяка се показват отделно. Ако ги смесим в един ред, документът става труден за четене и отчитане в дневниците за продажби.
С ДДС, без ДДС или с 0% ДДС: сравнение
На пръв поглед трите вида фактури изглеждат еднакви, но на практика те имат различни правни последици. Европейската комисия описва основните правила за фактуриране, включително за фирми, които не начисляват ДДС, и изключенията от тях.
| Вид фактура | Кой я издава | Ставка | Какво трябва да пише |
|---|---|---|---|
| Фактура с ДДС | Регистрирана фирма при облагаема доставка | Стандартна 20% или намалена, ако е приложима | сума на данъка, ДДС номера на страните |
| Фактура без ДДС | Нерегистрирана фирма или при освободена доставка | не се начислява данък | основание за неначисляване на данък |
| Фактура с 0% ДДС | Регистрирана фирма, например при износ или вътреобщностна доставка | 0% | основание за нулевата ставка и ДДС номер на получателя при доставка в ЕС |
Най-важната разлика е, че при нулевата ставка доставката е облагаема и се отчита в дневника, макар данъкът да е нула. При освободената доставка данък изобщо не възниква.
Чести грешки и причините за тях
Повечето грешки не са от незнание на закона, а от начина на работа. Когато поръчката първо се запише в тетрадка, после в Excel и накрая се прехвърли във фактурата, на всеки етап има шанс да се допусне пропуск.
- Грешен или липсващ ДДС номер на клиента – най-често при нови клиенти, когато данните се въвеждат на ръка.
- Пропуснат или повторен номер на фактура – обикновено при паралелно издаване от различни места.
- ДДС, начислен върху крайната цена – вместо да се изчисли от данъчната основа.
- Разминаване при закръгляването – когато сбора на отделните редове не съвпада с общата сума.
- Липсващо основание за ДДС – когато ставката е 0% или данък не се начислява.
- Неправилна дата на данъчното събитие – фактурата е издадена със закъснение, а датата на доставката е пропусната.
- Разминаване между фактурирано и реално количество – фактурирана е различна бройка от тази, която е изписана от склада.
Как се поправя вече издадена фактура
Фактура не се редактира, задрасква или унищожава. Ако има грешка, се издава корекционен документ:
- Кредитно известие – за намаляване на сумата, връщане на стока или анулиране на сделката.
- Дебитно известие – за увеличаване на сумата, например при допълнително доставено количество.
Известието има номер от същата номерация като фактурите, посочва номера и датата на първоначалната фактура и обяснява причината за корекцията. Ако грешката е само в данните без промяна на сумата, фактурата обикновено се анулира с кредитно известие и се издава нова. Ако документът вече е включен в справка-декларация, корекцията се отразява в периода на издаване на известието.
Три начина да се намалят грешките
Решенията могат да се подредят според това колко ръчна работа премахват.
1. Проверочен списък при ръчно попълване. Най-евтиният вариант е шаблон и списък с полетата от раздела за реквизитите, през който се минава преди изпращане. Той помага, но разчита изцяло на вниманието на човека.
2. Самостоятелна програма за фактуриране. Тя пази номерацията, данните на клиентите и смята данъка автоматично. Остава обаче преписването на поръчката от друг източник, а складът продължава да се води отделно. Повече за критериите при избора има в статията за програма за фактуриране за малък бизнес.
3. Система, в която фактурата излиза от продажбата. Когато поръчката се въвежда веднъж и от нея се генерират и изписването от склада, и фактурата, повечето от изброените грешки изчезват: количествата съвпадат, данните на клиента идват от досието му, а данъкът се смята по едно и също правило. Такъв е подходът на Mekavia, уеб системата, представена в ranvot.com, която обединява продажби, склад, производство, фактури и ДДС и предлага 14 дни безплатен пробен период без карта. Как изглежда цялостното управление на фактури, склад и ДДС в една система е описано на отделна страница.
Независимо от избрания път, финалната отговорност за верността на документа остава у издателя, затова периодичната сверка със счетоводителя е полезна при всеки от трите варианта.
Често задавани въпроси
Кои полета са задължителни при попълване на фактура с ДДС?
Задължителните реквизити са номер и дата, данни и ДДС номер на доставчика и на получателя, описание и количество на стоката или услугата, данъчна основа, ставка, размер на данъка и обща сума. Ако няма начислен данък или ставката е нулева, трябва да се посочи и причината.
Каква е разликата между данъчна основа и крайна цена с ДДС?
Данъчната основа е стойността без ДДС, а крайната цена включва и него. При стандартната ставка от 20% крайната цена е с една пета по-висока от основата.
Задължителни ли са подпис и печат върху фактурата?
Не, не са необходими. Липсата им не обезсилва фактурата.
Може ли грешна фактура просто да се издаде наново със същия номер?
Не може да се издаде нова с вече използван номер. Грешната фактура се коригира с кредитно известие, а при нужда се издава нова с поредния свободен номер.
