Електронни фактури в България: изисквания и издаване

Защо електронната фактура вече не е въпрос на избор?

Когато една държава въвежда задължителна електронна данъчна фактура, делът ѝ в оборота може да достигне 99.8 процента още в първата година и 99.9 процента до 2013 година, според изследване на Световната банка. Хартията просто изчезва, щом държавата и бизнесът видят какво печелят. В България процесът върви по-бавно, но посоката е същата: все повече фирми получават фактури по имейл, все повече счетоводители искат файлове, а не купчини листове.

Собственикът на малка търговска или производствена фирма обикновено се сблъсква с няколко въпроса едновременно. Законно ли е да се изпрати PDF? Трябва ли подпис? Какво да се пази и как да не се объркат номерацията и ДДС? Тази статия на ranvot.com подрежда отговорите в логична последователност: от определението, през законовите изисквания, до практичното издаване без постоянна зависимост от счетоводител.

Какво точно е електронна фактура?

Електронната фактура е документ, който се издава, изпраща и получава по електронен път. Законът не изисква тя да се отпечатва, за да е валидна. Проблемът е, че често хората влагат различно съдържание в този термин и това създава объркване.

Най-общо казано, електронна фактура е всяка фактура, изпратена като файл по имейл или друг електронен канал. В по-тесен, технически смисъл – какъвто се използва в европейското законодателство – електронната фактура е документ със строго определен електронен формат. Директива 2014/55/ЕС определя, че това е документ, който може да бъде автоматично обработен от компютър – тоест, системата на получателя може директно да разчете сумата, ДДС и данните за доставчика, без да се налага ръчно въвеждане.

За повечето малки бизнеси в България днес е напълно достатъчно да използват по-широкото разбиране. Но погледът към техническия стандарт показва накъде се развиват нещата и защо е важно данните за фактурите да се пазят подредени и в удобен за обработка вид, а не само като обикновено изображение.

Хартия, PDF или структуриран файл: каква е разликата?

Разликата между трите формата е не в тяхната законност, а в количеството ръчна работа, което изискват както за издателя, така и за получателя на фактурата.

Сравнението показва, че PDF е по-удобен от хартиената фактура, но не е оптималното решение. Най-голяма полза има, когато фактурата се създава автоматично от данни, а не чрез ръчно въвеждане.

Какво казва законовата рамка в България?

Основата е Законът за данък върху добавената стойност (ЗДДС), а правилата са разписани в Правилника за прилагането му. Законът не прави разлика между електронна и хартиена фактура и поставя три основни условия: кой е издал документа, дали е променян и дали ще остане четим през целия срок на съхранение.

За да е валидна, фактурата трябва да показва ясно издателя си. Съдържанието ѝ трябва да е непроменено след издаването, а самата тя трябва да остане четима и разбираема при проверка. Законът не налага конкретна технология за изпълнение на тези изисквания – всяка фирма може да избере най-подходящия метод за себе си, като например електронен подпис, надеждна система за обмен или вътрешен контрол, който свързва фактурата с реалната стока или услуга.

Националната агенция за приходите (НАП) не изисква предварителна регистрация на електронните фактури и не одобрява всяка поотделно. НАП проверява резултата – дали фактурите са коректни, дали са вписани в дневниците и дали ДДС е отчетено правилно. Изискванията, примери и практически сценарии за малкия бизнес ще разгледаме в следваща статия от поредицата.

Кои са задължителните реквизити?

Електронната фактура трябва да съдържа същите данни като хартиената. Форматът не променя изискванията за съдържание. Задължителните реквизити са:

• наименование на документа и пореден номер, който следва непрекъсната номерация;
• дата на издаване и дата на данъчното събитие, ако са различни;
• име, адрес, ЕИК и идентификационен номер по ДДС на доставчика и на получателя;
• описание на стоката или услугата, количество и единична цена без ДДС;
• данъчна основа, ставка на ДДС и размер на данъка;
• основание за неначисляване на данък, когато ставката е нулева или доставката е освободена.

Най-често проверките установяват грешки като несъответствие в ЕИК или ДДС, разминаване от стотинки при ръчно изчисление или пропуснат номер в поредицата. Именно тези дреболии водят до кредитни известия и корекции в дневниците.

Нужен ли е електронен подпис?

Фактурите не изискват подпис или печат, за да бъдат валидни. Това е едно от най-честите обърквания. Квалифицираният електронен подпис е просто един от начините да се потвърди автентичността на даден документ и че не е променян.

По-удобен вариант е да се осигури ясна връзка между поръчката, доставката, фактурата и плащането. Когато тези данни са последователни и проследими, проверката е лесна. За малките фирми това е по-практично от подписването на всеки отделен файл и не изисква допълнителни устройства или сертификати.

Подпис се изисква само ако контрагентът го посочи изрично или ако се работи с институции, които приемат документи единствено в подписан вид.

Съгласие на получателя и начини на изпращане

Преди да изпратите електронна фактура, трябва да сте сигурни, че клиентът е съгласен да я получи. Това не винаги изисква отделен договор – често е достатъчно съгласието да е включено в общите условия, рамков договор или дори в заявка за фактура на конкретен имейл. Приемането и плащането на фактура също се считат за съгласие.

Ето няколко начина за изпращане:

• като прикачен PDF по имейл – най-разпространеният вариант;
• с линк за изтегляне от уеб система;
• през платформа за обмен на електронни фактури;
• чрез директна връзка между софтуерите на двете фирми.

За повечето малки фирми изпращането на PDF файл по имейл е напълно достатъчно. Важно е да пазите запис кога и на кого сте изпратили всяка фактура.

Как се съхраняват електронните фактури?

Електронната фактура се съхранява в електронен вид. Нейното разпечатване не е задължително и отпечатъкът не е оригинален документ. Архивът трябва да гарантира, че съдържанието ѝ остава непроменено и може да бъде предоставено на НАП при проверка, ако това се изиска.

Пощенската кутия не е подходящо място за архив: имейлите се трият, акаунти се закриват, а служители напускат. Най-надеждно е фактурите да се пазят в системата, която ги е издала, с възможност за търсене по клиент, дата или номер. Същото изискване важи и за фактурите, които получавате от доставчици – те са основанието за ползване на данъчен кредит.

Как фактурата стига до отчитането на ДДС?

Всички издадени фактури се вписват в дневника за продажбите, а получените – в дневника за покупките. И двата дневника, заедно със справка-декларацията, се подават към НАП за всеки данъчен период. Електронната фактура не отменя тази стъпка, но може да я направи много по-лесна.

Когато фактурите се издават от система, която съхранява данните в подреден вид, дневникът за продажбите се изготвя почти автоматично. Счетоводителят получава готов файл вместо купчина документи, а отчетите по ДДС се затварят по-бързо. При ръчно въвеждане в текстов редактор обаче всеки ред трябва да се преписва отново, което крие риск от грешки.

Електронното фактуриране повишава прозрачността. Изследване върху е-фактурите по ДДС показва, че реалното им въвеждане е увеличило отчетените продажби, покупки и задължения по ДДС на фирмите с над 12 процента. За данъчната администрация това е основната причина да насърчава електронния формат.

Може ли малкият бизнес да издава фактури без счетоводител?

Да, напълно възможно е. Издаването на фактура е част от процеса на продажба, а не счетоводна услуга. Счетоводителят е необходим за дневниците, декларациите и годишното приключване, но не и за всяка фактура. Ако искате да го направите сами, ето как става:

• Фирмата въвежда веднъж своите данни: наименование, ЕИК, номер по ДДС, адрес, банкова сметка.
• След това създавате досие на клиентите с проверени данни, за да не ги въвеждате при всяка нова сделка.
• Описвате стоките и услугите с цена и ставка на ДДС, така че системата автоматично да изчислява данъка.
• Фактурата се генерира директно от самата продажба, а не от празна бланка.
• Изпращате документа по предварително уговорен канал и го съхранявате в архива на системата.
• В края на отчетния период предавате данните на счетоводителя в готов вид.

Номерцата, сметките и реквизитите се управляват от софтуера. Нужно е само да проверите смисъла на сделката, а не да смятате.

Програмата за фактури като основа на процеса

Редакторът с текстов шаблон създава илюзия за удобство, но на практика всяка фактура се въвежда отново. Програмата за фактури променя това – след еднократно въвеждане на продажбата, фактурата се генерира автоматично. Така няма нужда да преписвате количества, да смятате ръчно ДДС или да търсите последния използван номер.

В статията ни за програма за фактуриране за малък бизнес ще разгледаме кои функции са най-важни и как точно се създава фактура от завършена продажба.

Фактура, склад и продажба в една верига

Във фирма със склад фактурата е последният етап от една последователност: поръчка, изписване на стока, доставка, фактура, плащане. Когато тези стъпки се отчитат в отделни файлове, несъответствията са почти неизбежни. Може да се окаже, че е продадено повече, отколкото е изписано, или че фактура е издадена на стара цена. В същото време наличността в склада невинаги отразява реалното състояние.

Интегрираната система елиминира тези рискове. Поръчката се въвежда само веднъж, складът се обновява автоматично, фактурата се генерира директно от продажбата, а финансовите резултати се виждат веднага. Как работи управлението на фактури, продажби, склад, ДДС и печалба в една система е описано подробно в основната статия на ranvot.com по темата. Там е показано и как една и съща информация обслужва едновременно търговията, склада и отчитането по ДДС.

Кои са най-честите грешки при електронното фактуриране?

• Прекъсната номерация. Ако има две фактури с една и съща номерация или пропуснат номер в поредицата, това е лесно да бъде установено при проверка.
• Различни източници за фактуриране. Когато фактурите се обработват едновременно в шаблон, през онлайн услуга и на хартия, поредицата лесно се нарушава.
• Грешки при ръчно смятане на ДДС. Закръгляването на отделните редове вместо върху крайната сума често води до разминавания, които после трябва да се коригират.
• Неспазване на предпочитанията на получателя. Това е особено важно при нови клиенти и институции, които изискват конкретен формат.
• Съхранение на фактурите само в пощата. Ако акаунтът бъде изгубен, документите могат да изчезнат.
• Редактиране на вече издадена фактура. Коригирането на грешки става с кредитно или дебитно известие, а не чрез промяна на изпратения файл.

Причината за почти всички тези грешки е една – въвеждането на данни повече от веднъж. Когато има един източник на информация, рискът от несъответствия значително намалява.

Накъде се движи Европа и светът?

Електронните фактури отдавна не са само национален въпрос. Над 60 държави вече изискват цифрово отчитане или подготвят въвеждането му, сочат данни на Deloitte. Европейската комисия поддържа профили по държави за електронното фактуриране, като изданието от 2025 година включва отделен раздел за законодателството при фактурите между фирми в 27 държави членки и 4 държави от Европейското икономическо пространство.

За България това означава, че структурираното фактуриране между фирми ще стане стандарт, както вече е при обществените поръчки. Компаниите, които днес издават фактури с подредени данни, ще преминат към новия формат с минимални настройки, без да преработват целия процес.

Често задавани въпроси

Законна ли е PDF фактурата в България?

Да. Към момента, PDF, изпратен по имейл, се счита за електронна фактура по смисъла на ЗДДС, ако получателят е дал съгласие да получава фактури в електронен вид и са гарантирани произходът, целостта и четливостта на документа.

Трябва ли да се отпечатва електронната фактура?

Не е задължително. Електронният документ е оригиналът и трябва да се пази в електронен вид. Разпечатка може да се направи по желание за удобство.

Как се отчита електронната фактура пред НАП?

Отчита се по същия начин като хартиената: вписва се в дневника за продажбите или покупките и се включва в справка-декларацията по ДДС за съответния период.

Може ли издадена електронна фактура да бъде поправена?

Не чрез директна редакция на файла. Грешките се поправят с кредитно или дебитно известие, което препраща към оригиналната фактура.

Какви са ползите за малкия производител и търговец?

По-бързо плащане, по-малко хартия и куриерски разходи, по-малко грешки при ДДС и готови данни за счетоводителя. Ако фактурата е директно свързана със склада, собственикът може веднага да види наличностите и печалбата.

Заключение

Електронната фактура в България е законна, достъпна и не изисква подпис или специална регистрация. Изискванията се свеждат до три неща: ясен издател, непроменено съдържание и четлив документ, плюс съгласие от получателя. Реалното предизвикателство за малкия бизнес не е законът, а дисциплината на данните: една номерация, едно място за издаване, автоматично сметнат ДДС и надежден архив.

Решенията от типа на Mekavia, уеб системата, описана на ranvot.com, обединяват продажби, склад, производство, фактури и ДДС, като фактурата излиза директно от продажбата; системата може да се пробва 14 дни безплатно, без карта. Независимо от избрания инструмент, принципът остава същият: данните се въвеждат веднъж и фактурата е техен резултат.